Un besoin de formation universel... et individualisé

D'abord, il s'agit d'un besoin de compétence que l'on pourrait qualifier d'universel. En effet tous les collaborateurs de l'entreprise ou presque - ceux notamment travaillent dans l'immense secteur tertiaire - doivent savoir utiliser convenablement les outils bureautiques : traitement de texte et tableur - Microsoft Office ou, si l'on est un tenant du logiciel libre, open office), ainsi que les fonctions de base de Windows. Une partie croissante d'entre eux doivent aussi maîtriser un logiciel tels que Powerpoint qui permet de produire des diaporamas présentés en réunion.

La bureautique doit s'entendre aujourd'hui dans un sens étendu : on y adjoint le plus souvent un logiciel de messagerie électronique, de partage d'agenda, etc. Les cadres qui s'appuyaient sur leur secrétaire pour éviter d'avoir à saisir un texte au clavier ont dû s'y faire : passée un certaine heure de l'après-midi, il leur faut remonter les manches s'ils veulent pouvoir envoyer le mail urgent que leur correspondant à 5 fuseaux horaires de distance attend !

Bref : sans bureautique point de salut ! C'est ce qu'instituts et éditeurs de logiciels ont bien compris à travers la certification qu'ils offrent aux utilisateurs de leur délivrer - par exemple le fameux PCIE (Permis de Conduire Informatique Européen... qui donne à penser qu'il peut exister des chauffards bureautiques !)

Une autre caractéristique de la bureautique, c'est qu'elle ne nécessite plus qu'une formation de renouvellement ou de perfectionnement. Le temps est bien loin où les organismes de formation découvraient des apprenants qui n'avaient jamais utilisé un ordinateur ; de ce point de vue les grandes heures de la formation bureautique qui consommait une grande partie des budgets formation continue des entreprises, sont terminées depuis belle lurette. Il ne s'agit plus, pour les salariés, de se former à Office, mais de se perfectionner à des fonctionnalités plus pointues de leurs outils bureautiques (les tableaux croisés dynamiques sur le tableur, la création de modèle dans un traitement de texte, celle d'un diaporama sophistiqué, etc.), ou de se mettre à niveau dans le cadre des évolutions de version dont les éditeurs ne sont pas avares.

Formation universelle, de renouvellement ou de perfectionnement... La conséquence en tombe naturellement : il y a encore beaucoup de monde à former... et chaque formation doit être individualisée aux besoins de l'apprenant, en fonction de son "profil bureautique", à travers des formations de courte durée (souvent moins d'une demi-journée).

Voilà déjà quelques bonnes raisons de préférer l'approche e-learning - qui permet justement cette individualisation - au tout présentiel qui est à peine reconnu par le système de gestion administrative de la formation s'il a une durée inférieure à la journée !

Des contenus "rêvés" pour le e-learning

Il y d'autres raisons qui tiennent au contenu bureautique lui-même.

La formation bureautique fait la part belle aux travaux pratiques sur ordinateur. On peut même dire que cette formation n'est plus que cela depuis que les concepts généraux (le principe du tableur, du traitement de texte, etc.) sont largement partagés.

Pour l'apprenant, une formation bureautique consiste essentiellement à mener une séquence ordonnée (avec un certain degré de liberté) de manipulations clavier - souris pour obtenir le résultat souhaité (un tableau mis en forme, un graphique, un texte, une impression, etc.).

Le formateur bureautique est par la force des choses principalement devenu un répétiteur - ce qui n'a évidemment rien de péjoratif - amené à vérifier que les apprenants effectuent bien la séquence des opérations dont il aura proposé la démonstration préalable.

On voit bien que nous sommes là dans le domaine des procédures : là où une approche e-learning bien conduite peut donner d'excellents résultats, à l'instar de ce qui peut se faire dans la formation aux processus métiers ou lorsque l'entreprise doit former l'ensemble de ses collaborateurs aux évolutions de son système d'information.

De fait, l'offre a suivi, de qualité et en abondance, comme nous le verrons dans la prochaine suite du dossier ; et nombre d'entreprises en ont profité pour tester de façon moins risquée la mise en oeuvre du e-learning.