Elle y a même trouvé une seconde jeunesse... Et l'offre a suivi : chacun peut se former en ligne... voire de décrocher l'un des diplômes bureautiques - MOS, PCIE, B2i et C2i de l'Education Nationale...- qui fleurissent dans la mouvance générale de la certification !

L'offre de "e-learning bureautique" destinée aux particuliers est tellement profuse et de qualité pédagogique variée (du meilleur au pire) qu'il serait vain d'en tenter le recensement : la seule requête "autoformation bureautique", par exemple, affiche près de 26.000 liens rien que sur les pages France (tous ne pointent pas vers des contenus e-learning bureautique) !

L'entreprise qui souhaite former ou perfectionner ses collaborateurs à la bureautique voudra s'appuyer sur une véritable offre professionnelle, fondée sur des critères solides qui tiendront aussi bien à l'adéquation de la solution à ses besoins et contraintes, qu'au profil du fournisseur. Leur choix en sera nécessairement plus restreint.

Que la bureautique soit une bonne thématique pour l'introduction du e-learning ne dispense pas pour autant l'entreprise d'une démarche rigoureuse. Le service formation y veillera, à travers d'une part la prise en compte des demandes des futurs apprenants (et de leurs managers), comme des tuteurs et des administrateurs éventuels du dispositif e-learning, et d'autre part les offres du marché professionnel.

Et pour mener à bien sa mission, le collaborateur en charge de rédiger le cahier des charges pourra s'exercer au jeu fécond des rôles... Pour n'en retenir que deux des principaux : l'apprenant et l'administrateur du dispositif, à titre d'illustration de la démarche.

Si j'étais un apprenant...

Se mettre à la place de l'apprenant est d'autant plus facile que la plupart des collaborateurs de l'entreprise, dont la personne en charge d'analyser les besoins, sont déjà passés par la formation bureautique présentielle.

Quel est le niveau de qualité attendu des composants e-learning de base (briques, grains...) qui serviront à construire les parcours de formation bureautique. Des exemples... A commencer par la version de Microsoft Office (ou de Open Office) installée dans l'entreprise : est-elle bien supportée par les contenus que proposent les différents fournisseurs ?! Si l'entreprise pratique plusieurs langues, il importe que la solution e-learning bureautique soit multilingue. Combien et quelles fonctionnalités bureautiques de base sont disponibles à l'apprentissage via ce dispositif (on sait que les suites bureautiques en contiennent des milliers, dont certaines, pointues, trouvent leurs utilisateurs en entreprise) ?...

L'ergonomie des modules e-learning doit être soignée : l'apprenant retrouvera-t-il, dans son parcours, la possibilité de simuler parfaitement, à travers des exercices pratiques, les fonctionnalités qu'il veut apprendre ou réviser dans les outils bureautiques installés à son poste de travail ? Pourra-t-il atteindre un même résultat avec des manipulations différentes (clic droit, raccourci clavier, menu déroulant), comme c'est le cas dans l'utilisation de son tableur ou traitement de texte? Quelles réponses lui retournera le dispositif quand il aura commis une erreur de manipulation ?...

Évaluation et parcours de formation : l'apprenant peut-il évaluer son niveau de départ, puis les résultats de son apprentissage une fois terminé ? Lui est-il possible d'individualiser son parcours de formation à partir des grains évoqués plus haut ? Existent-ils des parcours types qui prennent en compte les métiers ou les différentes formes d'utilisation ? Quel est le niveau de conseil aux apprenants prévu dans le dispositif ?...

En tant qu'apprenant, je m'inquiète à juste titre de l'accompagnement et du support qui me seront offerts en complément des modules e-learning. Taux d'abandon élevé oblige, rares sont à présent les entreprises qui se contentent de mettre des contenus bureautiques e-learning à disposition de leurs collaborateurs sans leur offrir ce minimum de service complémentaire... Le responsable de formation s'interrogera sur le besoin des collaborateurs en la matière, et sur la réponse à y apporter, notamment : tutorat interne ou confié... à qui ?

Enfin, l'apprenant doit pouvoir compter sur une assistance hors dispositif e-learning à proprement parler. Comme nous venons de le voir, si le dispositif intègre des conseils, il ne peut prendre en compte tous les cas de figure dans lesquels peut se trouver un apprenant... notamment, le cas où celui-ci refuse une auto formation ! Qu'il soit proposé à distance, en temps réel ou différé, le support implique que l'apprenant ait un interlocuteur compétent, pédagogue, disponible...

Il s'en faut de loin que la liste précédente soit exhaustive, pourtant cela fait déjà beaucoup de questions ! Auxquelles le service formation pourra répondre en mobilisant l'expérience des éventuels formateurs bureautiques ou tuteurs internes (si l'entreprise a investi dans ces fonctions) ou celle du fournisseur s'il l'a bien choisi.

Si j'étais l'administrateur du dispositif...

Le service formation a franchi une étape décisive : il a identifié des contenus e-learning bureautique qui répondent aux exigences fixées. Il n'en a pas encore terminé.

Comme tout "catalogue" de modules e-learning, les cours bureautiques demandent à être administrés... La gestion prend en compte les cours et parcours de formation, les apprenants, et plus généralement tous les "objets" qui participent du dispositif e-learning. Se pose naturellement la question de la plate-forme e-learning (LMS, voire LCMS) qui permet de s'assurer de cette gestion, et du serveur sur lequel ce logiciel sera hébergé - pour plus de détail, nous renvoyons nos lecteurs à notre dossier. Les fonctionnalités attendues de la plate-forme figureront dans un volet du cahier des charges (c'est à quoi vise cette approche d'endosser le rôle de l'administrateur...)

Deux précisions :

L'entreprise aura le choix entre d'une part la solution globale offerte par un fournisseur unique intégrant les contenus e-learning bureautique ainsi que la plate-forme elle-même (dite alors plate-forme propriétaire), et d'autre part une solution s'appuyant sur plusieurs offres émanant d'éditeurs différents : l'offre de contenus, l'offre de plate-forme (dite alors plate-forme ouverte). A niveau de maturité équivalent -notamment du point de vue du respect des normes techniques telles que SCORM, l'avantage de la première solution tient dans la parfaite compatibilité des contenus et de la plate-forme qui émanent du même fournisseur ; l'avantage de la deuxième consiste dans le moindre degré de dépendance dans le choix des fournisseurs, avec aussi la possibilité de confier la responsabilité du projet à un partenaire unique qui intégrera, pour le client, les contenus et la plate-forme, assurant vis-à-vis de celui-ci la responsabilité unique du contrat.

Parmi les critères dont le choix dépendra, celui de l'évolution du e-learning dans l'entreprise sera pris en compte : est-il envisagé à terme de mettre en oeuvre d'autres contenus e-learning couvrant des domaines différents (management, métier, etc.) de la formation en entreprise ? Dans l'affirmative, on peut penser que l'entreprise aura intérêt à s'orienter vers une plate-forme ouverte, future plate-forme de tous les contenus, et des contenus e-learning bureautiques qui s'y prêtent.

Dans le dernier volet de notre dossier, nous présenterons prochainement quelques offres du marché e-learning bureautique qui pourraient convaincre les dernières entreprises réticentes de tenter l'expérience...