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Le LMS dans tous ses états...
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7
Jan
2008
Les décideurs, qu'ils soient responsables de formation, émanant des DRH, des directions métier... sont souvent dubitatifs devant le choix d'un LMS (Learning Management System). D'emblée, la question de la langue anglaise pour désigner des concepts dont la traduction est mal stabilisée : plate-forme de formation (ou d'apprentissage à distance), plate-forme de e-formation, système de gestion d'apprentissage ? Ensuite la question du choix d'un logiciel (car, nous y reviendrons, un LMS est avant tout un logiciel), dans un marché dont l'offre est littéralement pléthorique : comment s'y prendre ? C'est à quoi vise succinctement ce dossier : donner quelques repères aux décideurs concernés pour mieux comprendre ce dont il s'agit, et faciliter leur choix.

Vous avez dit LMS ?

Par LMS, il faut entendre Learning Management Système et renoncer provisoirement sinon à trouver, au moins à utiliser une désignation qui « sonne français » si l'on veut être parfaitement compris des fournisseurs ou des moteurs de recherche lorsqu'on mène une veille sur l'offre existante.
C'est un fait : un grand nombre des notions et concepts du « e-learning » ont été forgés dans la langue de nos voisins d'Outre-Atlantique. On en restera donc à LMS ou plate-forme e-learning (petite concession...) ou plate-forme quand il n'y a aucune ambiguïté sur le contexte.

Pratiquement un LMS est tout bonnement un logiciel qui permet à une entreprise, une organisation (qui peut être une école, une université, un organisme de formation, etc.), d'assurer un ensemble de tâches relatives à la gestion des acteurs (mises à jour des listes d'apprenants, des profils formateurs, tuteurs, etc.), à la gestion des thématiques de formation (l'équivalent du catalogue), des inscriptions et du suivi des apprenants, etc. Et surtout, de permettre la consultation et l'utilisation à distance de contenus pédagogiques de format divers (texte, animation, audio, vidéo).

Autour de ce canevas général auquel on peut ajouter les fonctionnalités qui permettent d'individualiser les parcours pédagogiques, d'assurer la relation entre tuteurs et apprenants et d'animer des communautés d'apprenants (forum et espaces collaboratifs par exemple), canevas qui prend en compte la plupart – et même au-delà – des tâches actuellement effectuées par les services de formation, le périmètre fonctionnel d'un LMS peut varier.

C'est notamment le cas avec l'ajout d'un groupe de fonctionnalités qui permettent de gérer les contenus. Il ne s'agit pas de la simple gestion du catalogue de formation (entrée / sortie d'un thème, gestion des « méta données » attachées à un cours) mais de la possibilité même de création de contenus offerte aux pédagogues, au moins de l'assemblage de composants préexistants (tels que des médias).
Pour désigner ce LMS étendu, on utilise parfois l'expression de LCMS, où l'ajout du « C » vient traduire « Contenu » (en fait Content qui en est l'équivalent en anglais).
De ce point de vue, un LCMS n'est pas si éloigné des outils dits CMS (Content Management System – cette fois, c'est le terme Learning qui a disparu) qui permettent à une entreprise de gérer simplement et en parfaite autonomie le contenu de son site Intranet / Internet.

Il faut s'y faire : un site qui délivre des modules de e-learning est une forme particulière, et développée, de site Internet !

Un LMS va permettre de traiter des données touchant un grand nombre de personnes (les salariés de l'entreprise qui reçoivent tous plus ou prou de la formation), avec une forte densité d'informations (les profils, les statistiques de consultation...) ; les contenus pédagogiques pourront donc représenter rapidement des volumes important.

On comprend d'autant mieux les enjeux qui planent sur l'acquisition et la mise en oeuvre d'un tel système, et la démarche de choix que l'entreprise sera bien avisée d'adopter... Ceci d'autant plus que l'offre est vaste, et peut être même déstabilisante pour les services de formation.

Ce que propose le marché

À titre d'illustration, le site canadien Thot délivre un annuaire des plates-formes e-learning dans lequel figurent 237 plates-formes en avril 2007. La bonne nouvelle, c'est que près de 70 d'entre elles ont disparu depuis 2004, preuve d'une rationalisation bien venue du marché (en fait, beaucoup plus, car de nouvelles plates-formes sont apparues entre temps, notamment dans la vague du Web 2.0).

Nous allons tenter d'y voir plus clair.

D'abord, on peut distinguer, comme le plus souvent à présent dans le monde du logiciel, deux grands modèles économiques : les LMS « commerciaux » et les LMS « libres ».

Les LMS commerciaux

Pour simplifier, les LMS commerciaux sont des logiciels dont le client doit acheter une licence d'utilisation dont le prix dépend souvent du nombre d'utilisateurs (des apprenants ou des formateurs, lorsque la plate-forme permet de gérer des contenus de formation).

On parle parfois de logiciels « propriétaire » dans le sens où ils appartiennent à l'éditeur qui ne concèdent à l'entreprise qu'un droit d'utilisateur.

Ces logiciels sont souvent de grande qualité au plan fonctionnel, et ergonomique.

Les éditeurs français se distinguent, sur le marché français, voire à l'international, par des références qui témoignent de l'audience de leurs LMS, citons particulièrement les produits suivants : Syfadis LMS, et e-learning manager (e-doceo) qui constitue l'une des briques d'une suite logicielle e-learning complète ou encore MOS LMS de l'éditeur suisse qui vient d'être acquis par le groupe Demos.

Ces éditeurs proposent des plates-formes qui peuvent recevoir des contenus pédagogiques provenant de tous horizons pourvu qu'ils respectent les grandes normes en vigueur (AICC et SCORM).

Venant du monde des contenus pédagogiques, d'autres éditeurs en sont venus à créer leur propre LMS pour délivrer ces contenus ; c'est le cas notamment de MEDIAPlus, l'un des tout premiers spécialistes français de la formation bureautique à distance.

Les LMS libres

Par logiciel libre, on entend un logiciel qui peut être utilisé gratuitement (dont la licence n'est pas facturée).

Par « open source », on entend un logiciel dont le code source est ouvert, communiqué, et que l'entreprise peut par conséquent modifier si elle le souhaite.

La confusion est souvent faite entre logiciel libre et « open source ». À tort : on peut trouver des logiciels libres dont le code n'est pas ouvert (dans la mesure où l'éditeur en offre la gratuité sans pour autant en communiquer le code source).

Citons parmi les LMS libres et open source les plus connus, et dont la qualité est incontestable : Claroline, Dokeos – deux LMS d'origine belge, avec une version française, proposant des versions de démonstration, et Moodle.

Ganesha, LMS français de la société Anema, pourra aussi séduire un certain nombre d'entreprises.

LMS commercial ou libre ?

Vaut-il mieux utiliser un LMS commercial ou libre ? Il n'y a pas de réponse univoque à cette question.

Le prix du logiciel est certes un critère d'acquisition mais ce n'est pas le seul, ni même le critère prépondérant. En effet, l'époque est bien révolue où la licence d'un LMS pouvait se monnayer plusieurs centaines de milliers d'euros : on trouve aujourd'hui des LMS commerciaux tout à fait valables pour quelques milliers d'euros.

Autant dire que la plus grande partie du coût est constituée des postes suivants :
* d'une part, des coûts internes à l'entreprise : étude de faisabilité, rédaction des spécifications, choix du LMS, prise en main ;
* d'autre part, des coûts de services extérieurs : le paramétrage de la solution par l'éditeur du logiciel (logiciel commercial) ou la société de service sur logiciel libre (dans le cas du logiciel libre), parfois jusqu'au développement de modules complémentaires pour répondre à la totalité des besoins de l'entreprise, la formation de l'administrateur, des formateurs, etc.

Qu'elle se prononce en faveur d'un LMS commercial ou d'un LMS libre, l'entreprise cliente ne peut se passer d'acquérir ou de développer en interne les services qui permettent de tirer le profit de la plate-forme ; on l'imagine bien : le coût de ces services et du temps passé peut se révéler significativement supérieur à celui de la seule acquisition du logiciel.

Signalons toutefois qu'une fois paramétré, l'utilisation d'un LMS ne demande aucune compétence informatique particulière ; il n'est guère plus difficile à utiliser qu'un logiciel bureautique. Le service formation disposera souvent d'un membre capable d'acquérir les compétences d'administration de la plate-forme.

Comment choisir son LMS ?

Plaçons-nous dans l'hypothèse où l'entreprise a préalablement réalisé ses études d'opportunité et de faisabilité, et que celles-ci ont débouché sur le projet d'implémenter un LMS.
On commencera par rédiger le cahier des charges du LMS, qui précisera les fonctionnalités attendues du logiciel (lesquelles permettront de faire mieux et plus vite ce qui est actuellement fait dans l'entreprise, mais aussi d'ouvrir des perspectives en matière d'amélioration pédagogique, de nouveaux traitements, d'apports de nouvelles informations, d'optimisation du décisionnel de la formation).

Cependant, la liste des fonctionnalités et des services attendus par la plate-forme ne suffisent pas. Le cahier des charges devra aborder d'autres points cruciaux, tels que celui de l'hébergement. En effet, le logiciel pourra être installé sur le serveur de l'entreprise ou bien hébergé par l'éditeur ou un prestataire extérieur.

La rédaction d'un tel cahier des charges, qui pourra être placée sous la responsabilité du service de formation, passe par la consultation d'un certain nombre d'acteurs dans l'entreprise. Le projet ne pourra être mené à bien sans la collaboration active du service informatique : dans le cas d'un LMS installé sur un serveur de l'entreprise, c'est lui qui sera chargé d'en assurer le suivi, dans le cas où le LMS est hébergé à l'extérieur, c'est encore lui qui est maître de la circulation de l'information (et de la confidentialité des données) entre le fournisseur et l'entreprise !

Il aura été préalablement utile d'avoir reçu une bonne information sur les possibilités qu'offre un LMS – information qui pourra être recueillie de toutes les manières possibles : la visite d'un salon tel que E-learning Expo où les fournisseurs présentent des démonstrations de leur plate-forme (la démonstration de plusieurs produits concurrents dans la même journée aide à se faire une bonne idée), téléchargement d'informations, de livres blancs, etc. depuis l'Internet... Une autre façon encore plus directe de s'informer consiste à tester la plate-forme en ligne : nombre d'éditeurs le proposent aujourd'hui, avec pour certains d'entre la possibilité offerte d'une assistance gracieuse au test.

Un mot sur les données nominatives à caractère personnel : un LMS permet de collecter et de traiter, de « tracer » un grand nombre d'informations qui seront produites par les apprenants dans leurs parcours pédagogiques. Sur ces questions, l'entreprise est sous le projecteur de la CNIL, et plus généralement de la Loi qui encadre strictement la collecte et l'exploitation de ces données. Le cahier des charges devra être précis sur ce point.

 
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